Любая организация ведет кадровые документы исходя из профиля своей деятельности, количества работников и задач, которые решаются этими работниками в рабочее время.
Мы подготовили для вас подборку, которая будет в помощь кадровику или тому сотруднику, на которого кадровое делопроизводство возложено.
Перечень кадровых документов в организации
| № | Документы | Обоснование | Ссылки на обосновывающие нормативные акты | |
| Обязательные документы по кадрам | ||||
| 1 | Трудовые договоры с сотрудниками | По закону трудовые отношения между работодателем и сотрудником строятся на основании трудового договора | ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ | |
| 2 | Трудовые книжки сотрудников | Работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, если такая работа является для сотрудника основной | ч. 3 ст. 66 ТК РФ | |
| 3 | Личные карточки сотрудников | Работодатели обязаны вести личные карточки на всех своих сотрудников | п. 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 | |
| п. 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 | ||||
| 4 | Документы, которыми оформляют прием на работу руководителя организации | Руководитель коммерческой организации имеет двойственный статус – он является и сотрудником, и единоличным органом управления организации. Поэтому для его найма необходимо соблюдение определенных процедур | ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ | |
| 5 | Табель учета рабочего времени | Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником | ст. 91 ТК РФ | |
| 6 | Штатное расписание (условно обязательный документ) | Штатное расписание применяют для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. С одной стороны, в Трудовом кодексе РФ не сказано, что штатное расписание должно быть в каждой организации. С другой стороны, есть веские аргументы в пользу его оформления: | ст. 15, 57 ТК РФ | |
| · штатное расписание позволяет определиться с количеством сотрудников, необходимых организации, денежными суммами на их содержание и со структурой самой организации; | раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 | |||
| · штатное расписание может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции, работ, услуг, затрат | ||||
| 7 | Документы, которыми оформляют предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков | Для предоставления ежегодных отпусков в организации оформляют: | ст. 123 ТК РФ | |
| · график отпусков; | ||||
| · приказ о предоставлении отпуска; | ||||
| · записку-расчет о предоставлении отпуска | ||||
| 8 | Правила трудового распорядка | Правила трудового распорядка являются обязательным для работодателя документом, поскольку Трудовой кодекс РФ требует фиксировать отдельные вопросы трудовых отношений именно в этом документе. | ст. 15, 189, 190, ч. 2 ст. 191,309.2 ТК РФ | |
| Если организация или ИП, которые относятся к микро предприятиям заключат с сотрудниками трудовые договоры по типовой форме, то они могут отказаться от оформления Правил трудового распорядка | ||||
| 9 | Положение о работе с персональными данными сотрудников | Порядок получения, обработки, передачи и хранения персональных данных сотрудников должен быть установлен в отдельном локальном акте организации | ст. 87 ТК РФ | |
| 10 | Расчетный листок и локальный акт, утвердивший такую форму | Работодатель обязан в письменной форме известить каждого сотрудника о сумме, причитающейся ему за соответствующий период. Для этого сотрудникам выдают расчетные листки | ст. 136 ТК РФ | |
| 11 | Документы воинского учета | Все организации обязаны вести воинский учет своих сотрудников | подп. 6 п. 1 ст. 8 Закона от 31 мая 1996 г. № 61-ФЗ | |
| п. 7 ст. 8 Закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ | ||||
| Положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719 | ||||
| Методические рекомендации Генштаба Вооруженных сил РФ от 11 апреля 2008 г. | ||||
| 12 | Документы, которыми оформляют проведение специальной оценки условий труда | Для обеспечения сотрудникам безопасных условий труда работодатель должен проводить мероприятия по улучшению условий и охраны их труда. К таким мероприятиям относится и специальная оценка условий труда | ст. 212, ч. 3 ст. 226 ТК РФ | |
| п. 1 Перечня, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 1 марта 2012 г. № 181н | ||||
| 13 | Документы, которыми оформляют обучение сотрудников охране труда, а также проверку их знаний в этой области | Работодатель обязан организовывать и своевременно проводить обучение сотрудников безопасным методам работы и проверку их знаний в области охраны труда | абз. 7 ч. 2 ст. 212 ТК РФ | |
| п. 1.7 Порядка, утвержденного постановлением от 13 января 2003 г. Минтруда России № 1 и Минобразования России № 29 | ||||
| 14 | Номенклатура дел | Номенклатура дел – один из основных документов, который должен быть разработан в организации. В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться | п. 3.2.5 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 | |
| 15 | Документы, которыми оформляют уничтожение устаревших документов организации | Архивные документы организации с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению | п. 2.3.2, 2.4.1, 2.4.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. | |
| Документы по кадрам, необходимые при определенных обстоятельствах | ||||
| 1 | Документы, которыми оформляют изменение условий трудовых договоров | По общему правилу изменение условий трудового договора производят только по письменному соглашению сторон путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору. | гл. 12 ТК РФ | |
| В то же время законом предусмотрены отдельные случаи изменения трудовых договоров, требующие выполнения ряда процедур и оформления ряда документов, например, при изменении организационных или технологических условий труда, при поручении сотруднику дополнительной работы и т. д. | ||||
| 2 | Документы, которыми оформляют увольнение сотрудников | В зависимости от того, по какому основанию прекращают трудовой договор, работодателю нужно оформить соответствующий пакет документов | гл. 13 ТК РФ | |
| 3 | Документы, которыми оформляют привлечение сотрудника к дисциплинарной ответственности | Наложение дисциплинарного взыскания должно быть задокументировано в установленном законом порядке | ст. 193 ТК РФ | |
| 4 | Договоры о полной материальной ответственности | Договоры о полной материальной ответственности можно заключать лишь с определенными категориями сотрудников | ст. 244 ТК РФ | |
| постановление Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85 | ||||
| 5 | Ученические договоры | При необходимости организация может заключать ученические договоры как со штатными сотрудниками, так и с соискателями | ст. 198 ТК РФ | |
| 6 | Документы, которыми оформляют учебные отпуска | Закон предоставляет право на учебный отпуск сотрудникам, совмещающим работу с обучением. В зависимости от вида получаемого образования учебный отпуск может быть оплачиваемым или неоплачиваемым | гл. 26 ТК РФ | |
| 7 | Положение об аттестации сотрудников | Данный локальный акт принимают, если нужно провести аттестацию сотрудников в целях определения их деловых качеств, оценки результатов их труда и проверки их соответствия занимаемым должностям | ч. 2 ст. 81 ТК РФ | |
| 8 | Документы, которыми оформляют присвоение сотрудникам квалификационных разрядов | Квалификационный разряд является величиной, отражающей уровень профессиональной подготовки сотрудника. При необходимости работодатель может присвоить, а также повысить или понизить разряд сотрудника | ст. 143 ТК РФ | |
| Общие положения, утвержденные постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 31 января 1985 г. № 31/3-30 | ||||
| Единый тарифно-квалификационный справочник | ||||
| 9 | Положение о профессиональной подготовке, переподготовке кадров | Если возникла необходимость в профессиональном обучении или переобучении сотрудников, то работодатель может установить в отдельном локальном акте формы профподготовки и переподготовки сотрудников, а также перечень необходимых профессий и специальностей | ч. 3 ст. 196 ТК РФ | |
| 10 | Документы, которыми оформляют деление и продление ежегодного отпуска | Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части, одна из которых не должна быть меньше 14 дней. | ч. 1 ст. 125 ТК РФ | |
| Работодатель обязан продлить ежегодный отпуск в случаях, предусмотренных законом или локальными актами организации | ч. 1 ст. 120 ТК РФ | |||
| ч. 1 ст. 124 ТК РФ | ||||
| 11 | Документы, которыми оформляют отзыв сотрудника из ежегодного отпуска | Работодатель может с согласия сотрудника отозвать его из ежегодного оплачиваемого отпуска | ч. 1 и 2 ст. 125 ТК РФ | |
| 12 | Документы, которыми оформляют замену ежегодного отпуска компенсацией | По общему правилу заменить денежной компенсацией можно только ту часть ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Такое превышение возможно, если сотруднику положен удлиненный или дополнительный отпуск | ст. 126 ТК РФ | |
| 13 | Документы, которыми оформляют предоставление неоплачиваемого отпуска | Законом предусмотрены случаи, когда работодатель обязан или может предоставить сотруднику отпуск без сохранения зарплаты | ч. 1 и 2 ст. 128 ТК РФ | |
| 14 | Документы, которыми оформляют предоставление дополнительных дней отдыха для ухода за ребенком-инвалидом | Сотруднику, имеющему ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, положено четыре дополнительных выходных дня в течение календарного месяца | ст. 262 ТК РФ | |
| Порядок, утвержденный совместным постановлением от 4 апреля 2000 г. Минтруда России № 26 и ФСС России № 34 | ||||
| 15 | Документы, которыми оформляют декретный отпуск и выплату декретного пособия | По заявлению женщины ей предоставляют отпуск по беременности и родам с выплатой пособия по государственному социальному страхованию | ст. 255 ТК РФ | |
| 16 | Документы, которыми оформляют выплату пособия при рождении ребенка | При рождении ребенка одному из его родителей или заменяющему лицу, например усыновителю, выплачивают пособие | ст. 11 Закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ | |
| Порядок, утвержденный приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н | ||||
| 17 | Документы, которыми оформляют отпуск по уходу за ребенком и выплату соответствующих пособий | Право на отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет имеют мать, отец, бабушка, дед, а также другой родственник или опекун ребенка. В период этого отпуска сотруднику выплачивают: | ст. 256 ТК РФ | |
| · пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет и | ч. 1 ст. 14 Закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ | |||
| · компенсационную выплату до достижения ребенком трех лет | п. 11 Порядка, утвержденного постановлением Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. № 1206 | |||
| 18 | Документы, которыми оформляют работу сотрудника во время отпуска по уходу за ребенком | Во время отпуска по уходу за ребенком сотрудник может работать на условиях неполного рабочего времени или на дому | ч. 3 ст. 256 ТК РФ | |
| 19 | Документы, которыми оформляют прекращение отпуска по уходу за ребенком | Сотрудник может выйти из отпуска по уходу за ребенком: | ст. 256 ТК РФ | |
| · по окончании такого отпуска, то есть когда ребенку исполнится три года, или | ||||
| · досрочно, то есть до исполнения ребенку трех лет | ||||
| 20 | Положение о коммерческой тайне | Данный локальный акт необходим, если: | ст. 57, ч. 3 ст. 68, подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ | |
| · работодатель хочет обеспечить охрану своей конфиденциальной информации и/или | Закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ | |||
| · в трудовом договоре сотрудника есть условие о работе с конфиденциальной информацией. | ||||
| Если такого сотрудника не ознакомить с порядком работы с конфиденциальной информацией, то работодателю будет сложно доказать, что сотрудник разгласил охраняемую законом тайну, и уволить его по соответствующему основанию | ||||
| 21 | Положение об оплате труда; | Если в Правилах трудового распорядка организации не прописана система оплаты труда, в том числе система премирования, то соответствующие условия могут быть отражены в иных локальных актах организации, например в Положении об оплате труда, Положении о премировании. Если организация или ИП, которые относятся к микро предприятиям, заключат с сотрудниками трудовые договоры по типовой форме, то они могут отказаться от оформления Положения об оплате труда, а также Положения о премировании | ч. 2 ст. 135, 309.2 ТК РФ | |
| Положение о премировании | ||||
| 22 | Локальный акт о порядке выплаты надбавки за вахтовый метод работы | Сотрудникам-вахтовикам нужно выплачивать надбавку за вахтовый метод работы. Коммерческие организации могут установить размер и порядок выплаты надбавки в своих внутренних документах | ст. 302 ТК РФ | |
| 23 | Локальный акт о порядке компенсации расходов на переезд в «северные» районы | Сотрудникам, у которых необходимость в переезде связана с работой в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, полагается компенсация расходов на переезд по основному месту работы | ч. 5 ст. 326 ТК РФ | |
| 24 | Локальный акт о компенсации расходов «северян» на проезд к месту использования отпуска и обратно | Организации, расположенные в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, должны оплатить сотрудникам проезд и провоз багажа к месту использования ежегодного оплачиваемого отпуска и обратно | ст. 321, 325 ТК РФ | |
| 25 | Документы, которыми оформляют удержания из зарплаты | Удержания из зарплаты сотрудника можно производить: | ст. 12, 98 Закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ | |
| · на основании исполнительных листов; | ст. 137, 238, 240 ТК РФ | |||
| · по инициативе работодателя; | ч. 4 ст. 15 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ | |||
| · по инициативе сотрудника | Письмо Роструда от 16 сентября 2012 г. № ПР/7156-6-1 | |||
| 26 | Положение о ненормированном рабочем дне | При необходимости привлечения сотрудников к работе в ненормированном режиме работодатель должен утвердить перечень должностей с ненормированным рабочим днем. Такой перечень может быть закреплен в отдельном локальном акте | ст. 101 ТК РФ | |
| 27 | Положение о разделении рабочего дня на части | На тех работах, где это необходимо вследствие особого характера труда, а также при производстве работ, интенсивность которых в течение рабочего дня неодинакова, работодатель может разделить рабочий день на части так, чтобы общая продолжительность рабочего времени не превышала установленной продолжительности ежедневной работы | ст. 105 ТК РФ | |
| 28 | Документы, которыми оформляют сменный режим работы | Сменная работа, то есть работа в две, три или четыре смены, вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг | ст. 103 ТК РФ | |
| 29 | Документы, которыми оформляют установление режима неполного рабочего времени | Режим неполного рабочего времени может быть установлен сотруднику как по соглашению сторон, так и по инициативе работодателя. А отдельным категориям сотрудников организация обязана установить неполное рабочее время | ст. 93, ч. 5 ст. 74 ТК РФ | |
| 30 | Документы, которыми оформляют установление гибкого режима рабочего времени | При работе в режиме гибкого рабочего времени стороны по взаимному соглашению определяют начало, окончание или общую продолжительность рабочего дня или смены | ст. 102 ТК РФ | |
| 31 | Документы, которыми оформляют вахтовый метод работы | В организации вводят вахтовый метод работы при наличии определенных условий, например при сильной удаленности места работы от места постоянного проживания сотрудника или местонахождения работодателя | гл. 47 ТК РФ | |
| 32 | Документы, которыми оформляют привлечение к сверхурочной работе | Организация может при необходимости привлечь сотрудника к сверхурочной работе, то есть работе за пределами установленной сотруднику продолжительности рабочего времени | ст. 99 ТК РФ | |
| 33 | Документы, которыми оформляют привлечение к работе в выходной или праздничный день | В установленных законом случаях организация может привлечь сотрудника к работе в выходной или праздничный день | ст. 113 ТК РФ | |
| 34 | Документы, которыми оформляют привлечение к работе в ночное время | С учетом установленных законом ограничений организация может привлекать сотрудников к работе в ночное время | ст. 96 ТК РФ | |
| 35 | Документы, которыми оформляют создание в организации службы охраны труда | Служба охраны труда должна быть создана в организации, занимающейся производственной деятельностью и имеющей более 50 сотрудников. | ч. 1 ст. 217 ТК РФ | |
| Если численность персонала не превышает указанного предела, то руководитель организации принимает решение о создании службы по своему усмотрению | ||||
| 36 | Документы, которыми оформляют обучение и аттестацию сотрудников опасных производственных объектов | Организация, использующая опасный производственный объект, должна осуществлять ряд мероприятий, направленных на обеспечение безопасности использования таких объектов | ст. 9 Закона от 21 июля 1997 г. № 116-ФЗ | |
| 37 | Документы, которыми оформляют обязательные медицинские осмотры сотрудников | Отдельные категории сотрудников, которые выполняют определенные виды работ, должны проходить обязательные медосмотры за счет работодателя | ст. 213, 330.3, 328,69, 266, 348.3 ТК РФ | |
| ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ | ||||
| ст. 6 Закона от 14 апреля 1999 г. № 77–ФЗ | ||||
| ст. 24 Закона от 21 ноября 2011 г. № 323-ФЗ | ||||
| 38 | Документы, которыми оформляют расследование несчастного случая на производстве | Если произошел несчастный случай на производстве, то работодатель обязан принять все меры для его надлежащего и своевременного расследования | ст. 227–231 ТК РФ | |
| 39 | Документы, которыми оформляют расследование обстоятельств и причин возникновения профзаболеваний | Если у лиц, привлеченных к трудовой деятельности, возникли профзаболевания, то организация обязана обеспечить расследование обстоятельств и причин их возникновения | абз. 16 ч. 2 ст. 212 ТК РФ | |
| п. 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 декабря 2000 г. № 967 | ||||
| 40 | Документы, которыми оформляют обеспечение охраны труда инвалидов | Закон гарантирует особую охрану труда инвалидов. Такие трудовые льготы необходимы для безопасной организации рабочего процесса людей с ограниченными возможностями и их реабилитации | Закон от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ | |
| абз. 6 п. 2 ст. 5 Закона от 19 апреля 1991 г. № 1032-1 | ||||
| ст. 224 ТК РФ | ||||
| 41 | Документы, которыми оформляют учет мнения профсоюза | Если в организации есть профсоюз, то при решении некоторых вопросов необходимо учитывать его мнение, например при сокращении персонала | ст. 371–373 ТК РФ | |
| 42 | Документы, которыми оформляют восстановление сотрудника на работе | При незаконном увольнении или переводе сотрудника он может быть восстановлен на работе по решению суда или во внесудебном порядке, например по предписанию трудовой инспекции | абз. 6 ч. 1 ст. 357, ст. 391 ТК РФ | |
| п. 2, 60 постановления Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2 | ||||
| Рекомендованные документы по кадрам | ||||
| 1 | Личные дела сотрудников | Обязательность ведения личных дел сотрудников установлена только для учреждений государственной гражданской службы. Другие организации могут самостоятельно решать вопрос о необходимости ведения личных дел сотрудников | п. 3 ст. 42, подп. 5 п. 1 ст. 44 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ | |
| 2 | Коллективный договор | Коллективный договор не является обязательным документом. Организация и ее сотрудники могут заключить коллективный договор на добровольной основе | ст. 24, 25, 27 ТК РФ | |
| 3 | Должностные инструкции | Закон обязывает оформлять должностные инструкции лишь для гражданских служащих. Поэтому другие организации оформляют их по мере необходимости | ст. 47 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ | |
| Письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0 | ||||
| 4 | Положение о поощрении (стимулировании) сотрудников | Организация может в своем локальном акте установить другие виды поощрений, помимо предусмотренных законом. Кроме того, организация может прописать в локальном акте процедуру оформления поощрений | ст. 191 ТК РФ | |
| 5 | Положение о командировках | Организация может прописать в Положении о командировках общие правила направления сотрудников в служебные поездки и документального оформления командировок, а также порядок и размеры возмещения командировочных расходов | ст. 167 ТК РФ | |
| 6 | Положение о производственном совете | Производственный совет – особый совещательный орган, в состав которого на добровольной основе входят сотрудники организации, имеющие значительные достижения в трудовой деятельности. | абз. 9 ч. 1 ст. 22 ТК РФ | |
| Создание производственного совета является правом, а не обязанностью работодателя | ||||
| 7 | Документы для установления улучшенных норм выдачи СИЗ | Работодатель может по своему усмотрению установить улучшенные нормы выдачи средств индивидуальной защиты своим сотрудникам | п. 6 Межотраслевых правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н | |
| 8 | Инструкция по кадровому делопроизводству | Законодательство не обязывает работодателя составлять Инструкцию по кадровому делопроизводству. Но на практике многие организации и ведомства используют этот документ в своей деятельности, например Ростехнадзор, ФАС России, ОАО «РЖД» и т. д. | Инструкция, утвержденная приказом Ростехнадзора от 30 мая 2008 г. № 372 | |
| Инструкция, утвержденная приказом ФАС России от 26 мая 2014 г. № 365/14 | ||||
| Инструкция, утвержденная распоряжением ОАО «РЖД» от 30 июня 2006 № 1335р | ||||
| 9 | Документы, которыми оформляют передачу документов в архив | Коммерческие организации могут разработать собственный порядок передачи документов на архивное хранение | Закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ | |
| Правила, утвержденные приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 | ||||